Správá dokumentů

Pryč jsou doby namapovaných sdílených disků, jen obtížně fungujících u zákazníka a na home office skrze VPN, verzování dokumentů pomocí čísel nebo datumů v názvu souborů, již není žádný důvod zachovávat tento archaický dvacet let starý model fungování dokumentového úložiště! Základní edice SharePointu s názvem Foundation je zdarma! Obsahuje však všechny funkce, které potřebujete pro udržení dokumentů na správném místě, ve správné formě a navíc vždy dohledatelné, ať už pomocí jasné struktury nebo pomocí fulltextového vyhledávání.

Dnes již malé organizace mají problémy s obrovským nárůstem papírové komunikace, evidencí všech smluv, nabídek, objednávek, datových zpráv, propagačních materiálů, prezentací -  a v neposlední řadě s její roztříštěností po mnoha různých systémech a úložištích, kdy každý systém umí jen tu svojí malou část agendy. Systém SharePoint je také velice mocný DMS systém (Document Management System), jejímž jádrem jsou právě funkce pro sledování a ukládání elektronických dokumentů nejrůznějších podob a formátů, jejich verzování, publikování, připomínkování a v neposlední řadě také schvalování a indexací jejich obsahu pro fulltextový vyhledávač. Funkce systémů DMS se částečně překrývají s funkcemi systému pro správu podnikového obsahu (ECM) a systémy související s digitální správou majetku, zobrazování dokumentů, workflow systémů a systémů správy záznamů.

Co Vám přinese DMS SharePoint?

  • Spolehlivý archiv - umožňuje čerpat plné výhody přechodu na elektronické dokumenty, jejich verzování, možnosti porovnávání jednotlivých verzí (zobrazení rozdílů), opatření dokumentů metadaty pro ještě lepší kategorizaci, podpora automatizovaných procesů (workflows).
  • Procesní řízení - zaručuje integritu, dostupnost a maximální ochranu informací a dat. Jednotlivé uživatelské operace lze také auditovat a vytvářet reporty uživatelských operací s dokumenty, tedy například kdo dokument četl, upravoval a odstranil.
  • Oprávnění - systém umožňuje komplexní řešení oprávnění na jednotlivé weby, jejich knihovny dokumentů i  dokonce samotné dokumenty.
  • Přehlednost kopií - pro každý dokument je možné zobrazit přehlednou stromovou hierarchii vývoje dokumentu a jeho putování po celém portálu.
  • Podpora workflows - na dokumenty je možné aplikovat konfigurovatelné pracovní postupy, tzv. workflows, které uživatele provádí vždy stejným postupem dle definovaných pravidel, například při tvorbě smlouvy -> připomínkování kolegy -> schválení ředitelem společnosti -> publikace pro zákazníka.
  • Rychlá dohledatelnost - dokumenty jsou ihned dostupné pomocí integrovaného systému fulltextového vyhledávání. SharePoint indexuje obsah všech dokumentů podporovaných MS Office, samozřejmostí jsou i dokumenty PDF - další typy dokumentů je možné naučit indexera pomocí dostupných doplňků.
  • Integrace - umožňuje integraci s vašimi stávajícími systémy, například schvalované faktury se automaticky propisují z vašeho ERP (NAV, AX, SAP,...) do SharePointu, kde po schválení či zamítnutí dojde k propisu výsledného stavu zpět do ERP (úspora licencí na straně ERP).
  • Základní verze SharePoint Foundation plná funkcí je zcela ZDARMA v rámci licence na Windows Server! Pokud tedy máte Windows Server, nebude Vás stat ani korunu na další licence, proč to nezkusit?