V posledních letech organizace vytvářejí velké množství nestrukturovaného obsahu zahrnujícího dokumenty, e-mailové zprávy, videa, rychlé zprávy, webové stránky a další. Tento obsah zůstává často neuspořádán, což organizacím brání v jeho využití pro lepší sdílení znalostí, vylepšenou komunikaci se zákazníky a vyšší efektivitu procesu. Řešení ECM (Enterprise Content Management) je klíčovou součástí infrastruktury organizace, která podnikům pomáhá tyto problémy řešit.
Pomocí funkcí pro správu dokumentů v integrovaném řešení ECM mohou organizace sloučit různý obsah z více položek sdílených souborů a osobních jednotek do centrálně spravovaného úložiště s jednotnou kategorizací. Integrovaná funkce hledání pomáhá uživatelům tyto informace vyhledávat a sdílet. Oddělení informačních technologií mohou také obsah v centrálně spravovaném úložišti chránit před neoprávněným přístupem.
Integrované funkce pro spolupráci, například automatizovaný pracovní postup, umožňují uživatelům lépe spolupracovat při vytváření, kontrole a schvalování dokumentů strukturovanějším způsobem. Díky tomu již není nutné při sdílení dokumentů spoléhat výhradně na e-mail. Mobilní pracovníci mohou tyto dokumenty používat také v případech, kdy nejsou připojeni k síti.